TRỘN THƯ (MAIL MERGE)
TRỘN THƯ
Cách thực hiện
Mở tài liệu chính (chứa thư mời, phiếu liên lạc,…)
Vào Menu Tools/Letters and Mailings/ Mail Merge
Khi đó thanh công cụ Mail Merge sẽ xuất hiện bên phía phải màn hình Word, bạn chọn cho mình mẫu tài liệu là Letters.
Nhấp Next: Starting document để tiếp tục.
Ở Step 2 of 6 cho phép bạn chọn định dạng thư nào dùng làm tài liệu chính. Trong trường hợp này ta đang dùng tài liệu hiện hành thì chọn như hình bên cạnh
Nhấp Next: select Recipients
Ở Step 3 of 6 cho phép bạn chọn nơi nhận, ta đã có danh sách nên chọn vào Use an existing list, xong nhấp vào Create…
Bấm vào Edit Receplist để kiểm tra lại thông tin trong dữ liệu cần chèn.
Nhấp Next: Write your letter
Ở Step 4 of 6
Đặc con trỏ chuột vào vị trí cần chèn (tên, địa chỉ, điểm môn)
Bấm vào More item…
Bấm chọn vào Database Fields. Nhấn vào một trường (Fields) phù hợp với vị trí cần chèn. Bấm Insert.
Làm tương tự với các trường còn lại
Ví dụ: Để chèn điểm Toán học vào cột điểm môn Toán.
Bước 1: Đặt con trỏ vào vị trí điểm môn Toán
Bước 2: Bấm More item…
Bước 3: Bấm chọn vào Database Fields. Nhấn vào trường Toán. Nhấp vào Insert.
Nhấn Next: Preview your letter để tiếp tục
Ở Step 5 of 6
Danh sách đã được tạo, bấm hoặc để kiểm tra lại danh sách đã tạo.
Bấm Next: Complete the merge để tiếp tục
Ở Step 6 of 6
- Bấm Print để in
Bấm Edit individual letters… để xem, chỉnh sữa nếu cần
Ghi chú: Khi Bấm Edit individual letters… xuất hiện hộp thoại sau:
Chọn 1 trong 3 lựa chọn. Xong bấm OK